Excel – Haushaltsbuch Teil 1

Heutzutage gehört das Benutzen von Excel zu den beliebten Grundkenntnissen im Umgang mit den Computer (EDV). Aufgrund der einfachen Nutzung ist es ein effektives Werkzeug um Daten zu verarbeiten und zu verwalten – egal ob man ein Anfänger oder Profi ist. Eine der beliebten Anwendungsfälle ist die Führung eines (privaten) Haushaltsbuch. Wie das geht, zeigen wir euch in diesem Artikel.

Schritt 1. Eine Tabelle erstellen.

Erstellen wir zuerst eine Tabelle indem wir die einzelnen Ausgaben eintragen können. Beginnen wir mit den Spaltenüberschriften: “Buchungsdatum“, “Wertstellung“, “Konto“, “Kommentar“, “Betrag“:

Wie wir in diesem Screenshot sehen können, ist die Breite der Spalten zu kurz im Vergleich zu der Länge der eingegebenen Spaltenüberschrift. Um das zu beheben, doppelklicken wir zwischen beiden Spaltenköpfen A und B. Excel vergrößert anschließend die Spalte automatisch auf die notwendige Größe.

Jetzt passt die eingegebenen Daten zur Länge der Spalten

Dann wählen wir die ganze Tabelle (für Mac OSX: CMD + A, für Windows: Strg + A) und klicken auf die Schaltfläche “Format as a table” (deutsche Version “Als Tabelle formatieren”) in der oberen rechten Ecke der Seite. Wählen wir anschließend für die Tabelle einen Stil, der uns gefällt.

Bitte beachte, dass du die Tabellenzelle A1 (“Buchungsdatum”) wie im Screenshot selektieren musst und erst dann Strg + A (auf Windows) bzw. CMD + A (auf Mac). Ansonsten markierst du die gesamte Excel Worksheet.

Der Bildschirm sollte wie in dem unteren Screenshot aussehen. Im Dialog “Format As Table” (deutsche Version Als Tabelle formatieren), wählen wir die Option “My table has headers” (deutsche Version “Tabelle hat Überschriften”) aus und drücken anschließend auf “OK“.

Schritt 2. Datumsinformationen im richtigen Format eingeben.

Excel ermöglicht uns, Datumsinformationen in verschiedene Formate anzuzeigen, die unsere Bedürfnisse entsprechen.

z.B: Klicken wir auf die Kopfzeile A und wählen “Short date” (deutsche Version “Datum, kurz”) wie in dem unteren Screenshot. Unsere Datumsinformationen werden dann automatisch in das ausgewählte Format geändert.

Nun sollen die Datumsinformation in der Spalte Wertstellung in dem gleichen Format angezeigt werden. Hierfür markieren wir die gesamte Spalte A (beispielsweise mit einem Klick auf den Spaltenkopf A) und klicken anschließend auf das Pinselsymbol “Format” (deutsche Version “Format übertragen”) in der linken oberen Ecke von Excel. Dann klicken wir auf den Spaltenkopf B.

Jetzt geben wir probeweise Daten in der ersten Zeile ein.

Beide Spalten haben das gleiche Datumsformat

Schritt 3. Daten validieren.

Um die Eingabe falscher Informationen zu vermeiden, können wir die Funktion “Data validation” (deutsch “Datenüberprüfung”) benutzen.

Beispielsweise, nehmen wir an, wir hätten nur 2 Konten, ein Bargeldkonto und ein Konto bei der “Deutsche Bank”. Deswegen möchten wir eingegebene Daten innerhalb diese Konten validieren. Dann liegt es nah, dass wir für Konto nur die beiden Eingaben “Deutsche Bank” und “Bargeld” erlauben wollen.

Schritt 4. Bedingte Formatierung

Wir geben weiter detaillierte Informationen in dieser Tabelle ein. Hier nehme ich eine beispielhafte Tabelle:

Achtung: Um Einnahmen und Ausgaben in der Spalte Betrag besser zu unterscheiden, können wir die Beträge in 2 unterschiedlichen Farben anzeigen. z.B rote Zahlen für die Ausgaben und grüne Zahlen für die Einnahmen. Das geht wie folgt.

Zuerst wählen wir die Spalte “Betrag” und klicken auf “Conditional formatting” (deutsche Version Bedingte Formatierung). Nun wählen wir “Highlight Cells Rules” (deutsche Version Regeln zum Hervorheben von Zellen) und dann “less than” (deutsche Version Kleiner Als).

Anschließend öffnet sich ein Dialog wie im unteren Screenshot. Wir geben im Eingabefeld die Zahl 0 ein und wählen “Red text” im Feld “Format with“. Das Dialog in der deutschen Version ist wesentlich Kompakte. Hier geben wir im ersten Eingabefeld die Zahl 0 ein und im Auswahlfeld wählen “rotem Text”.

Drucken jetzt “OK”.

Um Einnahmen grün anzuzeigen, gehen wir nach dem selben Schema vor. Jedoch wählen wir statt “greater than” (deutsche Version Größer als). Da die Option “Green Text” nicht zur Verfügung steht, wählen wir an deren Stelle “Customised format” um verschiedene Farben auswählen zu können.

Schritt 5. Geeignetes Format für Zahlungsmittel auswählen.

Um die Zahlen der Spalte “Betrag” als Währung anzeigen zu lassen, wählen wir die Spalte “Betrag” aus und wählen “Currency” aus der DropDownauswahl oben aus. Jetzt werden die Zahlen mit 2 Ziffern hinter dem Komma angezeigt werden.

Falls eine andere Art von Währung benötigt wird, können wir die darunter liegende Auswahlbox nutzen. Neben eine kleine Auswahl sind etliche andere Formate über die Option “More Accounting Formats” (deutsche Version “Weitere Buchhaltungsformate”) verfügbar.